La CNIL a adopté un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel par délibération n° 2019-160 du 21 novembre 2019, parue au Journal officiel du 15 avril 2020.

Ce référentiel couvre les traitements de gestion courante des ressources humaines par les organismes-employeurs. Il ne s’applique pas aux traitements de données mis en œuvre par les organisations syndicales, les instances représentatives du personnel, ou services de médecine du travail.

Il ne concerne pas

  • les traitements impliquant le recours à des outils innovants (psychométrie)
  • les traitements algorithmiques à des fins de profilage ou traitements dits de « Big Data »
  • les traitements ayant pour objet ou effet le contrôle individuel de l’activité des salariés

Le respect de ce référentiel permet de s’assurer de la conformité des traitements de données à la règlementation.

S’il est possible de s’écarter de ce référentiel pour des motifs particuliers, le responsable de traitement devra être en mesure de justifier de ces écarts et de mettre en place les mesures appropriées pour garantir la conformité des traitements.

Ce référentiel apporte des précisions sur les bases légales des traitements.

La CNIL a détaillé certaines durées de conservation : en base active et en archivage intermédiaire.

Ce référentiel est une aide à la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données, qu’il est recommandé de mener, et ce, même si elle n’est pas obligatoire. En effet, l’analyse d’impact est un moyen de s’assurer de la conformité du traitement de données avec la règlementation sur la protection des données et, le cas échéant, d’identifier les actions à mettre en place pour y parvenir.

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