Données RH : Conserver les attestations d’honorabilité selon la CNIL ?

Le contrôle de l’honorabilité des salariés est devenu un enjeu majeur pour de nombreux employeurs. Par une délibération n°2026-054 du 5 mai 2026, publiée au Journal officiel le 21 mai 2026, la Commission nationale de l’informatique et des Libertés (« CNIL ») modifie le référentiel relatif aux durées de conservation pour les traitements mis en œuvre dans le cadre de la gestion des ressources humaines. L’objectif ? Encadrer la gestion des justificatifs d’honorabilité, notamment pour les secteurs au contact de publics vulnérables.

Quels sont les secteurs concernés ? Combien de temps pouvez-vous garder ces documents ? Le point sur vos nouvelles obligations RH.

Qu’est-ce que le contrôle d’honorabilité en RH ?

Le contrôle d’honorabilité consiste à vérifier qu’un futur salarié (ou un collaborateur en poste) n’a pas fait l’objet de condamnations judiciaires incompatibles avec son métier.

Ce dispositif s’est récemment étendu via la plateforme « SI Honorabilité ». Il s’impose obligatoirement aux structures dont les personnels travaillent auprès de mineurs ou de personnes vulnérables :

• Le sport et l’animation ;
• La santé ;
• La petite enfance et l’aide sociale à l’enfance (ASE) ;
• La protection des personnes âgées et des personnes en situation de handicap.

Pour ces métiers, l’employeur doit obtenir une attestation d’honorabilité, générée via FranceConnect après vérification du casier judiciaire et du fichier FIJAISV (fichier national des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes) avant l’entrée en poste du salarié.

Un référentiel déjà structurant pour les employeurs

Le référentiel CNIL sur les durées de conservations RH, publié le 2 avril 2026, a vocation à aider les responsables de traitement à identifier les durées pertinentes pour leurs traitements de gestion du personnel. Il s’adresse aux organismes employeurs privés ou publics, quelle que soit leur forme juridique, dès lors que leurs personnels sont soumis au droit du travail français.

Il couvre les principales activités RH : recrutement, gestion administrative du personnel, rémunération, sécurité des biens et des personnes, véhicules professionnels, enregistrement téléphoniques, relations collectives, accidents du travail, contentieux et précontentieux, ainsi que les dispositifs d’alerte professionnelle.

La CNIL rappelle toutefois que ce référentiel relève du droit souple ; il n’est pas en lui-même, obligatoire. Il constitue un outil de référence pour faciliter la détermination des durées de conservation. En revanche, lorsque certaines durées sont fixées par un texte législatif ou réglementaire, le responsable de traitement ne peut pas y déroger.

Ce que change la délibération du 5 mai 2026

La délibération n°2026-054 ajoute au référentiel une ligne dédiée au contrôle de l’honorabilité dans la rubrique « Recrutement ». La nouvelle entrée vise les activités couvertes par l’arrêté du 31 mars 2021 créant le traitement automatisé de données à caractère personnel « SI Honorabilité ».

La CNIL distingue deux temps de conservation :

• En base active, la durée de conservation de l’attestation d’honorabilité varie selon l’activité concernée. Autrement dit, il n’existe pas une durée unique applicable à tous les employeurs ou à tous les secteurs ; la durée doit être déterminée à partir du texte réglementaire applicable à l’activité exercée.
• En archivage intermédiaire, lorsque la collecte de l’attestation est requise par un texte, l’attestation peut être conservée jusqu’à l’expiration des délais et voies de recours en cas de contentieux.

Le fondement juridique mentionné est celui des textes réglementaires applicables à chaque activité. En effet, la CNIL qualifie cette conservation comme relevant d’une obligation légale.

Cette mise à jour s’inscrit dans l’extension du dispositif « SI Honorabilité ». L’arrêté du 28 avril 2026 a modifié l’arrêté du 31 mars 2021 afin d’adapter techniquement le traitement à ces nouveaux contrôles sectoriels. Cette attestation d’honorabilité est présentée comme un document obligatoire destiné à établir qu’une personne ne fait pas l’objet d’une condamnation définitive l’empêchant d’intervenir auprès de mineurs ou d’adopter ; elle peut également porter à la connaissance de l’employeur ou du conseil départemental certaines informations relatives au FIJAISV.

Pour les employeurs concernés, la modification du référentiel impose donc de revoir les pratiques de collecte, de conservation et d’archivage desdites attestations.

Des repères de conservation selon le secteur

Toutefois, si le décret n°2026-324 du 28 avril 2026 ne consacre donc pas une durée unique de conservation applicable à tous les traitements RH liés au contrôle d’honorabilité, ce dernier apporte des repères déterminants : l’attestation doit être vérifiée avant l’entrée en activité, puis renouvelée selon une périodicité variable, notamment tous les trois ans ou cinq ans selon les catégories concernées.

C’est notamment le cas pour certaines autorités, le président du conseil départemental peut par exemple conserver ces attestations pendant une durée maximale de cinq ans ou jusqu’à présentation d’une nouvelle attestation, il en est de même pour les délégués aux prestations familiales.

Pour les mandataires judiciaires à la protection des majeurs, l’attestation est quant à elle conservée par le représentant de l’Etat dans le département pendant une durée maximale de trois ans ou jusqu’à prestation d’une nouvelle attestation.

Ces durées ne doivent pas être lues comme une règle uniforme applicable à tous les dossiers RH. Elles constituent des repères sectoriels permettant d’identifier la durée pertinente selon l’activité exercée. La durée de conservation en base active doit être déterminée/appréciée au regard du texte applicable à l’activité concernée, et non par application automatique d’une durée standard.

Par ailleurs, le décret du 28 avril 2026 prévoit également un calendrier de mise en œuvre : les dispositions entreront en vigueur à des dates fixées par arrêté, selon les catégories de personnes concernées, et au plus tard le 1^er janvier 2028.

Ainsi, avec la délibération n°2026-054 du 5 mai 2026, la CNIL apporte une précision attendue sur la conservation des attestations d’honorabilité dans le cadre RH. Les employeurs concernés devraient donc procéder à un audit ciblé de leurs traitements RH afin de déterminer si des attestations d’honorabilité sont collectées, pour quelles catégories de personnel, sur quel fondement réglementaire, par quels services et pendant combien de temps.

FAQ

Un employeur peut-il demander au candidat de fournir lui-même son attestation d’honorabilité ?

Oui, mais ce n’est pas la règle générale. C’est normalement à l’autorité administrative compétente (comme le Président du Conseil départemental ou les services de l’État) d’interroger le système « SI Honorabilité ». Cependant, pour certains métiers, le portail « Demande honorabilité » permet au candidat de générer lui-même son attestation via FranceConnect pour la présenter à l’employeur.

Que faire si un salarié refuse que son honorabilité soit vérifiée?

Le contrôle d’honorabilité étant une obligation légale pour les secteurs concernés, le refus du salarié ou du candidat bloque le processus de recrutement. Vous ne pouvez pas l’embaucher ou le maintenir à son poste s’il refuse ce contrôle. Dans ce cas, vous mettriez votre structure en infraction vis-à-vis de la loi.

Un bénévole ou un stagiaire est-il soumis au contrôle d’honorabilité ?

Oui, absolument. Dès lors que la personne, qu’elle soit salariée, stagiaire, alternante ou bénévole, exerce une activité régulière au contact de mineurs ou de personnes vulnérables dans les secteurs listés, le contrôle d’honorabilité est obligatoire. Le statut juridique ou l’absence de rémunération ne dispense pas de cette obligation de sécurité.

Risque-t-on une amende si on conserve les attestations trop longtemps ?

Oui. Conserver des données de santé ou des données relatives aux infractions pénales (comme l’attestation d’honorabilité) au-delà des durées légales est considéré comme un manquement grave au RGPD. La CNIL peut prononcer des sanctions financières importantes pouvant aller en théorie jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.

L’attestation d’honorabilité remplace-t-elle la demande de Casier Judiciaire (Bulletin n°3) ?

Elle la complète et va plus loin. Le Bulletin n°3 du casier judiciaire ne contient que les condamnations les plus graves (supérieures à deux ans de prison sans sursis). L’attestation d’honorabilité, elle, interroge le système global qui croise le casier judiciaire et le fichier des infractions sexuelles ou violentes (FIJAISV). Elle offre une protection bien plus stricte et adaptée aux publics vulnérables.